为进一步规范档案查阅利用工作，切实保护好档案，按照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《中华人民共和国保守国家秘密法》《档案馆工作通则》《机关档案管理规定》等文件规定，各部门各单位及社会各界在查阅利用档案过程中，要严格履行查阅利用程序。档案馆配合各机关积极开展档案利用工作，建立健全档案利用制度，根据档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批手续。现将查阅利用档案具体事宜告知如下：
一、查阅利用档案基本要求
1.持有身份证、工作证、介绍信等合法证件的我国公民和组织，均可直接来我馆查阅馆藏开放档案、图书资料和政府公开信息。港、澳、台同胞凭有效证件及相关单位或组织的介绍信办理查阅手续。外国公民和组织查阅档案资料，按照国家有关规定办理查阅手续。进行查阅登记，需要说明利用者身份、利用目的和查阅范围，反馈效果。
2.查阅未开放档案，须经档案形成或移交单位同意。机关档案是现行档案，不属于开放范围，对外提供利用需要经主管机关或原立档单位负责人批准。
3.馆藏档案不出馆，严禁外借。
4.为保护实体档案安全，一般以数字化副本代替原件利用。
5.涉密档案未经解密不得查阅，确因工作需要利用的，须经原定密单位批准。涉密档案不提供复制，查阅者不得对档案进行拍照、摄像、摘抄。
6.查阅纸质档案，原则上每次不超过20卷件，每天不超过1次。只限在查档大厅或指定区域阅览，严禁将档案带出查档大厅。
7.利用者如需复制馆藏档案，应填写申请单，经本馆同意后复制，加盖查档专用章方为有效。
8.档案馆不向查阅利用者提供“查无档案”之类的证明材料。
9.向本馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见，本馆负责维护他们的合法权益。
10.查阅利用本馆文书档案，必须按规定签订保密协议，否则本馆有权拒绝提供档案。
11.查档时间：周一到周四 上午：8:30-11:10 下午：13:30-16:20
二、查阅利用档案人员义务
查阅利用档案时，要服从档案馆工作人员安排，遵守查档利用的规定，保护好档案，在指定的地点查阅，不得翻阅其他内容，严禁拍照、摄像、涂改、勾划、折叠、污损、撕毁、剪裁、批注、拆装等一切损毁档案资料的行为，对于违反本规定的，本馆工作人员停止其利用档案，情节严重的按《中华人民共和国档案法》等有关法律法规追究当事人责任，予以处罚。
三、查阅机关档案要求
1.查阅利用档案的单位或个人所出具的介绍信或相关证明材料要注明查阅利用者身份、查阅利用目的及查阅范围。按要求填写档案查阅利用登记簿，与档案馆签定保密协议。
2.查阅市委办公室、市政府办公室（以下简称“两办”）归档的市委常委会议记录、市长办公会议和常务会议记录，及其它控制使用的档案须经分管“两办”工作的领导批准或“两办”主任批准；查阅利用“两办”归档的未开放的一般性档案，须经分管档案工作的副主任批准。查阅利用中共北票市纪委监委常委会会议记录类档案材料，须报请市纪委监委领导审批；查阅利用纪委监委归档的未开放的一般性档案，须分管档案工作的副书记批准。
3.查阅利用档案馆未开放的档案且不在控制使用范围内，须经档案归档单位分管档案领导审批。
4.查阅利用档案馆保存的档案属于控制使用的档案，如涉及国家安全、国家利益、军事、科技、民族宗教、社会稳定及个人隐私等，须经档案归档单位主要负责人签字审批、市档案主管部门审批。
5.查阅利用档案馆保存的带有密级的档案，须要经档案归档单位主要负责人审批，在市档案馆指定的涉密档案阅览室进行查阅，不得进行复印、摘抄等。
6.档案归档单位需要查阅利用档案馆保存的本单位档案，持本单位介绍信到市档案馆进行查阅利用。查阅利用控制使用的档案须经单位主要负责人签字审批。
7.查阅利用者复制的控制使用资料，未经档案局授权和批准，不得以任何方式公布，否则将依法问责。
8.为保护档案原件，已经数字化档案不提供实体阅览；尚在整理的档案，存在破损或者字迹褪变、扩散等情形、未完成修复的档案，不对外提供利用。
9.以学术研究及编修史志为利用目的查阅利用档案，本馆不提供查阅复制服务。
四、查阅已去世的北票市委管理的干部人事档案
1.查阅档案须提前预约，预约电话：5581053。
2.由查阅单位填写《干部档案查借阅审批表》，按照程序报查阅单位负责同志签字审批后加盖公章，方可查阅（复印）相关材料。
3.个人查阅已去世的领导干部人事档案，如实填写《干部档案查借阅审批表》，按照程序报已去世的领导干部原所在退休单位负责同志签字审批后加盖公章，方可查阅（复印）相关材料。
五、查询利用破产转制企业档案
1.查阅破产转制企业档案须提前预约，预约电话：5581053。
2.查阅者需于预约查档日早8：40到达市档案馆，实行统一登记，统一提卷。对于反复查阅同一内容者，已经提供的档案不再重复提供，已出过证明手续的不再重复出具。
3.查阅者需提供证件：
①查阅者需持本人身份证原件及复印件一份。
②查阅者本人由于特殊原因不能到场，应出示授权委托书、委托关系证明材料（村或社区加盖公章），除提供查阅者本人身份证原件及复印件一份，另需提供受委托人身份证原件和复印件一份。
③查阅破产转制企业其他档案须提供破产清算组或档案移交单位开具的介绍信。
④因办理特殊工种退休查阅工资表，查阅者须提供已认定的特殊工种年限。凡不能提供认定年限的查阅者，只提供5年工资表，并按市档案馆规定提卷。
⑤已退休人员办理特殊工种年限折算，需提供个人档案中本人详细工作经历表复印件一份。
⑥市档案馆出具证明手续时，对于原件中存在同音不同字、八十年代简化字，均可复印并出具证明手续。其他不符合的情况，不予出具。
⑦查阅者不得涂改档案。凡有涂改档案行为者，其所查阅的所有档案一律不予以出具证明手续，并按《档案法》有关规定进行严肃处理。
六、查阅利用个人婚姻档案（1993—2017年）
1.查阅利用婚姻登记档案及涉及个人不宜公开的档案，应由本人携带身份证办理查阅登记手续。查阅者需持本人身份证原件及复印件一份。
2.查阅者本人由于特殊原因不能到场，委托他人查阅的，应出示授权委托书、委托关系证明材料（村或社区加盖公章），本人和受委托人身份证原件及复印件各一份，并辅以视频通话佐证等。
3.对于一周之内已经查阅的，已经提供档案的不再重复提供，已出过证明手续的不再重复出具。
七、最终解释权由市档案馆负责。
北票市档案馆
2024年6月3日